Policyn gäller för medlemmar, tidigare medlemmar, personer som ansöker om medlemskap samt vårdnadshavare till minderåriga medlemmar.
Båstad Budoklubb är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter inom föreningens verksamhet.
Båstad Budoklubb
Organisationsnummer: 802520-6643
Hallandsvägen 19
269 36 Båstad
E-post: gdpr@bastadbudoklubb.se
Frågor om vår behandling av personuppgifter kan skickas till föreningen via ovanstående kontaktuppgifter.
Vilka uppgifter vi behandlar beror på ditt medlemskap och din relation till föreningen.
Vi strävar efter att endast samla in och behandla personuppgifter som behövs för ett tydligt och berättigat ändamål.
Vi behöver behandla personuppgifter för att kunna administrera medlemskapet och föreningens verksamhet. Det omfattar bland annat att:
Behandlingen av de personuppgifter som är nödvändiga för medlemskapet grundas normalt på medlemskapet och föreningens behov av att kunna fullgöra detta.
Vi behandlar uppgifter som behövs för att organisera och följa vår träningsverksamhet. Det kan bland annat omfatta:
Uppgifterna används bland annat för planering och administration av träningen, uppföljning av deltagande och kontinuitet, graderingsverksamhet samt för att ge föreningens instruktörer relevant information för sitt uppdrag.
Uppgifter från medlems- och träningssystemet kan användas för föreningens interna statistik och verksamhetsutveckling.
Det kan exempelvis handla om antal aktiva medlemmar, närvaro, deltagande, aktivitet i olika träningsgrupper och medlemsutveckling över tid.
När det är möjligt använder vi sammanställda eller anonymiserade uppgifter för sådan statistik.
Vissa uppgifter kan behöva behandlas eller bevaras för att Båstad Budoklubb ska kunna uppfylla rättsliga skyldigheter, exempelvis enligt bokföringslagstiftningen.
För att vara medlem i Båstad Budoklubb behöver föreningen kunna behandla de personuppgifter som är nödvändiga för att administrera medlemskapet och verksamheten.
Denna behandling är därför inte beroende av ett frivilligt samtycke från medlemmen.
Det innebär exempelvis att en medlem inte kan begära att namn och andra uppgifter som är nödvändiga för medlemsadministrationen tas bort samtidigt som medlemskapet ska fortsätta oförändrat.
Om vi behandlar personuppgifter för ett ändamål där behandlingen faktiskt är frivillig kan vi i stället inhämta ett särskilt samtycke. Ett sådant samtycke kan återkallas.
En betydande del av Båstad Budoklubbs verksamhet riktar sig till barn och ungdomar.
För minderåriga medlemmar kan vi därför även behandla uppgifter om vårdnadshavare, exempelvis namn, telefonnummer och e-postadress, när dessa behövs för medlemsadministration, kommunikation eller träningsverksamheten.
Vi är särskilt restriktiva med behandling av barns personuppgifter och ska inte samla in fler uppgifter än vad verksamheten behöver.
Båstad Budoklubb registrerar närvaro vid föreningens träningspass.
Närvaroinformationen kan bland annat användas för:
Individuella närvarouppgifter är inte offentliga och tillgången begränsas till personer inom föreningen som behöver informationen för sitt uppdrag.
Personuppgifter ska endast vara tillgängliga för personer som behöver dem för sitt uppdrag inom föreningen.
Det kan exempelvis vara:
Vilka uppgifter en person behöver tillgång till beror på personens funktion i föreningen.
Föreningens digitala system skyddas genom bland annat inloggning och behörighetsstyrning.
Personuppgifter kan lämnas till andra organisationer när det behövs för medlemskapet eller föreningens verksamhet eller när föreningen är skyldig att göra det.
Det kan exempelvis handla om organisationer som föreningen är ansluten till, såsom idrotts- eller specialförbund, samt försäkringslösningar som är kopplade till medlemskapet.
Båstad Budoklubbs medlemskap omfattar för närvarande anslutning till bland annat Svenska Ju-jutsuförbundet och Aktiv Ungdom samt försäkring kopplad till idrottsverksamheten.
Vi kan även använda tekniska leverantörer som behandlar uppgifter för föreningens räkning, exempelvis för drift av föreningens digitala system.
När en extern leverantör behandlar personuppgifter för vår räkning ska behandlingen regleras på lämpligt sätt och leverantören får inte använda uppgifterna för egna, oförenliga ändamål.
Båstad Budoklubb säljer inte medlemmars personuppgifter.
Föreningens medlemsregister lämnas inte ut till andra medlemmar enbart på grund av deras medlemskap.
Personuppgifter får inte bevaras längre än vad som är nödvändigt för det ändamål som de behandlas för.
Så länge en person är medlem behöver Båstad Budoklubb normalt behålla de uppgifter som krävs för medlemsadministrationen och verksamheten.
Efter att ett medlemskap har avslutats kan vissa uppgifter fortfarande behöva bevaras under en tid, exempelvis för föreningens administration, historik eller för att uppfylla rättsliga skyldigheter.
Uppgifter som inte längre behövs för sitt ändamål ska inte bevaras längre än nödvändigt.
Historiska uppgifter om föreningens verksamhet kan bevaras i anonymiserad eller sammanställd form när det inte längre finns behov av att kunna koppla informationen till en identifierbar person.
När ett medlemskap avslutas registrerar föreningen att medlemskapet har upphört.
Ett avslutat medlemskap innebär inte nödvändigtvis att samtliga uppgifter omedelbart kan eller behöver raderas. Föreningen kan fortfarande behöva bevara vissa uppgifter om det finns ett fortsatt berättigat ändamål eller en rättslig skyldighet att göra det.
Det kan exempelvis gälla ekonomiskt underlag, historik som fortfarande behövs för föreningens verksamhet eller uppgifter som behöver bevaras för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
En tidigare medlem kan också särskilt begära att personuppgifter raderas. Föreningen gör då en bedömning av vilka uppgifter som kan raderas och vilka uppgifter som fortfarande behöver eller får bevaras.
Att avsluta medlemskapet och att begära radering av personuppgifter är därför två olika saker.
Som registrerad har du ett antal rättigheter enligt dataskyddsförordningen.
Du har rätt att begära information om vilka personuppgifter Båstad Budoklubb behandlar om dig och kan begära en kopia av dina personuppgifter, ett så kallat registerutdrag.
Rätten gäller dina egna personuppgifter och innebär inte en rätt att få tillgång till föreningens fullständiga medlemsregister eller andra personers personuppgifter.
Om uppgifter om dig är felaktiga eller ofullständiga kan du begära att de rättas eller kompletteras.
Du kan begära att personuppgifter om dig raderas.
Rätten till radering är inte absolut. Föreningen kan i vissa situationer behöva eller ha rätt att fortsätta behandla uppgifterna.
Om du fortfarande är medlem kan vi exempelvis behöva behålla de uppgifter som är nödvändiga för att administrera ditt medlemskap.
Om medlemskapet har avslutats bedömer föreningen vilka uppgifter som fortfarande behöver eller får bevaras och vilka som kan raderas.
I vissa situationer har du rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas.
När behandling grundas på en intresseavvägning kan du ha rätt att invända mot behandlingen. Föreningen gör då en bedömning av om behandlingen kan fortsätta.
När en viss behandling grundas på ditt samtycke kan du när som helst återkalla samtycket.
Det påverkar inte lagligheten av den behandling som skedde innan samtycket återkallades.
För viss automatiserad behandling som grundas på avtal eller samtycke kan du ha rätt att få de personuppgifter du själv lämnat till oss i ett strukturerat och maskinläsbart format.
Om du vill använda någon av dina rättigheter kontaktar du Båstad Budoklubb via:
E-post: gdpr@bastadbudoklubb.se
Du kan exempelvis begära:
Beskriv vilken begäran du vill göra och vilka uppgifter den gäller.
Föreningen kan behöva kontrollera din identitet innan personuppgifter lämnas ut, ändras eller raderas. Detta gör vi för att förhindra att uppgifter lämnas till eller förändras av obehöriga.
För minderåriga medlemmar kan föreningen även behöva kontrollera att den som gör begäran har rätt att företräda barnet.
Vi behandlar begäran i enlighet med de tidsfrister som gäller enligt dataskyddsförordningen.
Båstad Budoklubb ska vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter.
Det innebär bland annat att vi arbetar för att skydda uppgifterna mot:
Tillgången till föreningens digitala medlemssystem är behörighetsstyrd och ska begränsas till personer som behöver åtkomsten för sitt uppdrag.
Om Båstad Budoklubb upptäcker en personuppgiftsincident ska föreningen bedöma incidentens omfattning och risk.
Om det krävs enligt dataskyddsförordningen anmäls incidenten till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Berörda personer informeras när det krävs.
Om du har frågor eller synpunkter på hur Båstad Budoklubb behandlar dina personuppgifter är du välkommen att kontakta föreningen.
Om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med dataskyddsförordningen har du även rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).
Båstad Budoklubb kan uppdatera denna integritetspolicy när föreningens verksamhet, digitala system eller behandling av personuppgifter förändras.
Den aktuella versionen finns publicerad på föreningens webbplats.
Har du frågor om hur vi hanterar personuppgifter är du välkommen att kontakta oss.
Mejla gdpr@bastadbudoklubb.se →